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I tanti cambiamenti degli ultimi anni hanno sensibilmente stravolto anche il mondo del lavoro, tra le importanti novità è da segnalare il virtual office. Oggi in campo imprenditoriale si sente spesso parlare di uffici virtuali, in quanto la scelta di servirsi di un virtual office consente a diverse imprese, a partire dalle start-up, di abbattere i costi di gestione e dare maggiore respiro ai propri bilanci. Con questa guida analizzeremo aspetti e vantaggi di un virtual office.
Cos’è il virtual office
La domanda comune a molti è la seguente: cos’è il virtual office? Quando si parla di un virtual office si intende un ufficio privo di una vera sede fisica, che consente la gestione dell’attività commerciale dal proprio PC o da un altro dispositivo mobile (tablet o smartphone). Ne consegue che con gli uffici virtuali si tagliano i costi per gli arredi, per i dipendenti fissi e per i gravosi affitti.
Cosa possibile per merito delle abilità di navigati programmatori, in grado di sviluppare validissimi software gestionali che permettono di lavorare comodamente da casa con meno dispendio di tempo e senza lo spreco di grandi quantità di carta e inchiostro. Con i virtual office esiste infatti oggi la reale possibilità di far gestire le telefonate grazie a particolari segreterie che lavorano in remoto, di fruire della gestione degli appuntamenti online e della digitalizzazione della posta.
Virtual office: i servizi
Con il termine virtual office si ci riferisce quindi sia all’uso di uno spazio ufficio che a una lunga serie di servizi curati a distanza da professionisti del settore. Vediamo ora di elencare quali sono i servizi al momento più conosciuti di un ufficio virtuale:
- servizio di segretariato: più segreterie o anche solo una gestiscono le telefonate per conto del professionista, per poi elaborarle in base alle sue indicazioni;
- gestione appuntamenti online: un servizio possibile grazie alle agende online. Le segreterie virtuali, attraverso un sistema di consultazione, controllano la disponibilità e fissano gli appuntamenti sulle agende online dei professionisti;
- fax virtuale: tale servizio consente la digitalizzazione dei messaggi fax in entrata e l’invio alle email di destinazione;
- indirizzo business: l’ufficio virtuale vi mette a disposizione un importante indirizzo business da utilizzare sulla documentazione dell’impresa e sui biglietti da visita. Un grosso vantaggio da capitalizzare in termini di immagine, in quanto potrete utilizzare l’indirizzo commerciale sulla carta intestata e sui biglietti da visita della vostra impresa;
- indirizzo postale: questo è generalmente un altro servizio offerto dall’ufficio virtuale. L’indirizzo postale può essere opportunamente utilizzato per gestire e smistare la corrispondenza aziendale. A gestire la corrispondenza recapitata all’indirizzo dell’ufficio virtuale sono preposti addetti adeguatamente formati;
- digitalizzazione della posta: in questo caso il fornitore del virtual office riceve la corrispondenza a nome del cliente, la scansione e spedisce i documenti digitalizzati con un sistema di cloud o attraverso l’email. Il cliente da qualunque postazione accede e consulta la sua posta;
- uffici in affitto: tra i tanti servizi offerti, numerosi business center propongono alla clientela degli uffici virtuali anche la possibilità di affittare uffici temporanei.
Conclusione
Riepilogando, alla luce di quanto analizzato in questa guida, appaiano abbastanza chiari i vantaggi dei servizi di un virtual office. Ricorrere a un ufficio virtuale può dunque rivelarsi effettivamente una s celta vincente, una maniera efficace e comoda per abbattere notevolmente le spese tradizionali di gestione e guadagnarci anche in termini di tempo impiegato nelle varie attività.
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